Berita Terkini
Ringinarum (16/07) - Ketepatan data menjadi salah satu hal penting dalam mendukung administrasi dan pelayanan masyarakat. Di tingkat dusun, data kependudukan tidak hanya berfungsi sebagai arsip, tetapi juga menjadi dasar dalam mengetahui kondisi masyarakat dan memenuhi berbagai kebutuhan administrasi. Namun, pengelolaan data dalam bentuk dokumen fisik memiliki keterbatasan ketika informasi perlu dicari, diperiksa, atau diperbarui. Hal tersebut menjadi salah satu perhatian dalam pengelolaan data masyarakat di Dusun Bakalan, Desa Ringinarum.
Melihat kebutuhan tersebut, Tim II Kuliah Kerja Nyata (KKN) Universitas Diponegoro Desa Ringinarum Tahun 2026 melaksanakan Program Digitalisasi Pendataan Masyarakat Dusun Bakalan bersama Kepala Dusun Bakalan. Dalam pelaksanaannya, program ini dikerjakan secara kolaboratif oleh anggota tim dengan memanfaatkan latar belakang keilmuan yang dimiliki masing-masing, termasuk Theresia, mahasiswa Program Studi Informasi dan Humas yang berkontribusi dalam aspek pengelolaan informasi dan kearsipan. Data Kartu Keluarga (KK) yang sebelumnya tersimpan dalam bentuk dokumen fisik kemudian dirangkum dan diolah ke dalam basis data digital menggunakan Microsoft Excel, sekaligus disertai dengan proses pemeriksaan dan pemutakhiran informasi masyarakat.
Proses pengerjaan dimulai dengan meninjau dokumen KK yang dimiliki oleh Dusun Bakalan. Informasi dari masing-masing keluarga kemudian dicatat dan disusun kembali ke dalam format Excel dengan struktur data yang lebih terorganisasi. Tahapan tersebut membutuhkan ketelitian karena setiap informasi perlu disesuaikan dengan dokumen yang tersedia. Di sisi lain, kondisi masyarakat yang terus mengalami perubahan membuat proses pendataan juga perlu disertai dengan verifikasi terhadap informasi yang sudah ada.
Dalam proses tersebut, data lama tidak serta-merta dianggap masih relevan. Informasi masyarakat diperiksa kembali untuk menemukan data yang telah mengalami perubahan maupun informasi yang perlu diperbarui. Dengan demikian, kegiatan ini memiliki dua fungsi sekaligus, yaitu mengubah sistem penyimpanan data dari manual menjadi digital dan memperbarui informasi kependudukan berdasarkan kondisi terkini.
Bagi pengelolaan administrasi dusun, perubahan tersebut memberikan manfaat yang cukup praktis. Data yang telah tersusun dalam Excel dapat dicari dan dikelompokkan dengan lebih mudah ketika dibutuhkan. Proses pembaruan pun dapat dilakukan tanpa harus membuat pencatatan ulang dari awal. Hal ini memberikan ruang bagi perangkat dusun untuk memiliki data yang lebih fleksibel dan dapat disesuaikan seiring perubahan kondisi masyarakat.
Kegiatan ini juga menunjukkan bahwa digitalisasi administrasi tidak selalu harus dimulai dengan sistem yang rumit. Pemanfaatan perangkat sederhana yang sudah familiar, seperti Microsoft Excel, dapat menjadi langkah awal untuk memperbaiki cara data dikelola. Yang menjadi fokus bukan semata-mata perubahan media penyimpanan, melainkan bagaimana data yang dimiliki dapat lebih mudah ditemukan, diperbarui, dan dimanfaatkan ketika diperlukan. Kolaborasi dengan Kepala Dusun Bakalan menjadi bagian penting dalam memastikan proses tersebut tetap sesuai dengan kondisi di lapangan. Data yang telah tersedia menjadi dasar dalam penyusunan basis data digital, sementara informasi mengenai perubahan kondisi masyarakat membantu proses pembaruan sehingga hasil pendataan tidak hanya merepresentasikan arsip lama, tetapi juga kondisi masyarakat yang lebih aktual.
Program ini turut berkontribusi terhadap pencapaian Sustainable Development Goals (SDGs), khususnya SDG 16: Peace, Justice and Strong Institutions melalui upaya mendukung tata kelola administrasi yang lebih efektif dan terorganisasi. Pemanfaatan teknologi digital dalam pengelolaan data juga berkaitan dengan SDG 9: Industry, Innovation and Infrastructure, khususnya dalam penerapan inovasi teknologi sederhana untuk meningkatkan efisiensi pengelolaan informasi di tingkat lokal.
Program Digitalisasi Pendataan Masyarakat Dusun Bakalan pada akhirnya bukan hanya tentang memindahkan data dari kertas ke layar. Kegiatan ini menjadi langkah awal untuk membangun pengelolaan informasi masyarakat yang lebih tertata, aktual, mudah ditemukan kembali, dan memiliki nilai guna. Dari arsip fisik yang sebelumnya menjadi sumber utama informasi, kini tersedia basis data digital yang dapat membantu perangkat dusun mengelola informasi masyarakat dengan lebih efektif. Melalui langkah sederhana tersebut, Tim II KKN Universitas Diponegoro Desa Ringinarum Tahun 2026 turut mendorong perubahan dalam cara data masyarakat dikelola. Sebab, data yang baik bukan hanya data yang tersimpan, tetapi data yang terkelola, diperbarui, dan siap digunakan ketika dibutuhkan.
Penulis: Theresia Julianda Putri
Editor: Suhardi
Dipost : 14 Agustus 2026 | Dilihat : 28
Share :
